การจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) ให้ครบถ้วน มีคุณภาพ และเสร็จตามเวลา

เจ้าของความรู้  นางสาวเบญวลี  อ้นถาวรตำแหน่ง  นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฏิบัติการ
สังกัด   กลุ่มงานสารสนเทศการพัฒนาชุมชน  สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดฉะเชิงเทรา
เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้สะดวก  08-1653-1862
ชื่อเรื่อง   การจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) ให้ครบถ้วน มีคุณภาพ และเสร็จตามเวลา
เป็นการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ/ความสำเร็จเกี่ยวกับ  การบริหารระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง)
เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อ  ปี 2557
สถานที่เกิดเหตุการณ์  จังหวัดฉะเชิงเทรา

กระทรวงมหาดไทยมอบหมายให้กรมการพัฒนาชุมชนดำเนินการบริหารการจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) ทุกครัวเรือนเป็นประจำทุกปี และการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) เป็นปีแรก โดยกำหนดเป็นนโยบายในการส่งเสริมและสนับสนุนการจัดเก็บและใช้ประโยชน์จากข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตของประชาชนให้บรรลุความจำเป็นพื้นฐาน และส่งเสริมสนับสนุนให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วมในการรับรู้ปัญหาสาเหตุและแนวทางการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ของตนเองและชุมชน ตลอดจนการวางแผนการพัฒนาในทุกระดับ ทั้งนี้เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูลฯ เป็นไปด้วยความถูกต้องทันตามกำหนดและมีประสิทธิภาพ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างแท้จริง จึงได้ใช้วิธีการดังต่อไปนี้

1. วางแผนการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ แต่งตั้งคณะกรรมการ พชช., คณะทำงานระดับจังหวัด/อำเภอ/ตำบล/หมู่บ้าน ผู้จัดเก็บข้อมูล ผู้บันทึกข้อมูล) คณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูลระดับจังหวัด/อำเภอ/ตำบล/หมู่บ้าน และประสานให้ทางอำเภอให้คำแนะนำในการจัดทำแผนปฏิบัติการและจัดทำคำสั่งต่างๆ ให้แก่ อปท. ที่เก็บข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) 
2. จัดสรรเป้าหมายในการจัดเก็บตามสัดส่วน เนื่องจากเป้าหมายการจัดเก็บในปี 2557 ที่กรม ฯ จัดสรรให้จังหวัด มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเป็นจำนวนมากทำให้ต้องทำการจัดสรรอย่างเป็นธรรมโดยยึดจากข้อมูลจากระบบสถิติทางการทะเบียนของกรมการปกครอง ตามที่กรมฯ นำมาจัดสรรให้แก่จังหวัด 
3. จัดการประชุมชี้แจงแนวทางการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจในแนวทางการจัดเก็บข้อมูล การส่งเสริมการใช้ประโยชน์ข้อมูล และความแตกต่างระหว่างข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) 
4. จัดอบรมการใช้งานโปรแกรมบันทึกและประมวลผลข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) แก่ผู้บันทึกทั้งในเขตชนบท และเขตเมือง 
5. การบริหารระยะเวลาการจัดเก็บ, บันทึกและประมวลผลข้อมูล โดยมีการออกนิเทศ ติดตาม เพื่อตรวจสอบคุณภาพของข้อมูล และจัดประชุมคณะทำงานฯ ตามแผนปฏิบัติการอย่างสม่ำเสมอ 
6. ประสานขอความร่วมมือ อปท. ในการตั้งงบประมาณในการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) ซึ่ง อปท. หลายแห่งปฏิเสธที่จะให้ความร่วมมือในการสนับสนุนการจัดเก็บ เพื่อให้การดำเนินการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) เป็นไปด้วยความถูกต้อง ครบถ้วน และเสร็จตามเวลา จึงได้ดำเนินการขอรับความร่วมมือจากเครือข่ายในพื้นที่ ได้แก่ นายก อปท. กำนัน ผู้ใหญ่บ้าน ผู้นำ อช.และองค์กรสตรี ในการร่วมมือเพื่อแก้ไขปัญหาในพื้นที่ 
7. มีการตรวจสอบข้อมูลครัวเรือนที่ไม่สามารถจัดเก็บได้ตามเป้าหมายที่กรมฯ กำหนดพร้อมเหตุผล โดยให้แต่ละอำเภอทำการตรวจสอบข้อมูลครัวเรือนในพื้นที่ของตนเองและทำรายงานส่งให้จังหวัด เพื่อนำมาเทียบเคียงกับงบประมาณที่จะต้องส่งคืนกรมฯ 
8.  การตรวจสอบข้อมูลเป็นรายอำเภอ ทางจังหวัดได้ทำการตรวจสอบข้อมูลที่ทางอำเภอส่งมาให้จังหวัดซ้ำอีก 1-2 รอบ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ก่อนประมวลผลในภาพรวมของจังหวัดก่อนนำเข้าที่ประชุมเพื่อรับรองผล และรายงานกรมฯ

จากวิธีการดำเนินงานดังกล่าว...ช่วยให้การบริหารจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) สามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีผลการดำเนินงานอยู่ในระดับที่ดีเป็นที่น่าพึงพอใจ ถึงแม้ว่าในปี 2557 จังหวัดฉะเชิงเทราจะไม่สามารถจัดเก็บข้อมูลฯ ได้ตามเป้าหมายที่กรมฯ กำหนด 100 % แต่ข้อมูลฯ ทั้งหมดที่ได้รับก็เป็นข้อมูลที่ครบถ้วน และมีคุณภาพ

ผลสำเร็จที่เกิดขึ้น

1. ผลการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) สามารถจัดเก็บได้  79 % จากเป้าหมายที่กรม ฯ กำหนด โดยมีความครบถ้วน ถูกต้องของข้อมูล และเสร็จทันตามกำหนดเวลา 
2. ข้อมูล จปฐ.  และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) เป็นที่ยอมรับของทุกภาคส่วน โดยเฉพาะองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ในการวางแผนแก้ไขปัญหาและพัฒนาคุณภาพชีวิตของประชาชนได้ทุกระดับ 
3. ทำให้ครัวเรือน ผู้นำชุมชน ผู้นำกลุ่มองค์กร ทราบคุณภาพชีวิตของตนเอง ว่ามีปัญหาที่   จะต้องแก้ไขเรื่องใดบ้าง ตลอดจนสามารถนำข้อมูลไปจัดทำแผนชีวิต แผนการพัฒนาหมู่บ้านตนเองได้ 
4. ก่อให้เกิดแรงกระตุ้นให้ อปท. ในเขตเมือง เห็นความสำคัญของการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) และการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์

ข้อเสนอแนะในการนำไปใช้

1. ในการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) จะถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับสภาพพื้นที่ และการบริหารการจัดเก็บของพื้นที่นั้นๆ 
2. การตรวจสอบข้อมูลครัวเรือนที่ตรงตามเป้าหมายในการจัดเก็บข้อมูลฯ มีความสำคัญ เนื่องจากข้อมูลตัวเลขกับครัวเรือนที่อาศัยอยู่จริงบางครั้งมีความคาดเคลื่อนกันสูง 
3. หน่วยงานที่ต้องการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ ต้องให้ความสำคัญในขั้นตอนการเตรียมการ การจัดเก็บข้อมูล การบันทึกข้อมูล และการตรวจสอบรับรองข้อมูล โดยเข้ามามีส่วนร่วมในการดำเนินการทุกขั้นตอน 
4. ผู้จัดเก็บและผู้บันทึกข้อมูลควรต้องทำความเข้าใจในข้อคำถามของแบบสอบถาม และความสำคัญของข้อมูล รวมไปถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากข้อมูลฯ และควรเป็นผู้ที่มีความละเอียดรอบคอบในการจัดเก็บและบันทึกข้อมูล

ขุมความรู้

1. ผู้บริหารมีความสำคัญในฐานะเป็นผู้กำหนดแนวทางการแก้ไขปัญหา และสนับสนุนการดำเนินงานให้ประสบผลสำเร็จ โดยการประสานความร่วมมือกับทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง สร้างความเข้าใจในการดำเนินงานให้อยู่ระดับสูง 
2. สนับสนุนให้เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนในพื้นที่อำเภอมีการออกติดตามและให้ความรู้ ให้คำปรึกษาแนะนำแต่ผู้จัดเก็บและบันทึกข้อมูล ทั้งในเขตชนบท และเขตเมือง อย่างสม่ำเสมอ 
3. มีการสื่อสารกันอย่างต่อเนื่องระหว่างจังหวัดและอำเภอ เพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงต้องมีการพูดคุยแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น และแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ประสบผลสำเร็จ 
4. การให้ความช่วยเหลือกันในเรื่องการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้เกิดความเอื้ออาทรต่อกัน และช่วยเหลือกันในอนาคตต่อไป

 แก่นความรู้

1. การวางแผนงานอย่างเป็นระบบและละเอียดรอบคอบมีความสำคัญต่อการบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ 
2. การออกนิเทศ ติดตามการดำเนินงาน และประเมินผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง จะช่วยให้กระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานในพื้นที่เกิดความตื่นตัว มีความทุ่มเทและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้น  และหากมีการช่วยเหลือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที

ข้อเสนอแนะ

1. ผู้รับผิดชอบการบริหารจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน (เขตเมือง) ต้องทำความเข้าใจและประสานความร่วมมือกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง และติดตามการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้รับรู้ถึงสภาพปัญหา และความก้าวหน้าในการบริหารจัดเก็บข้อมูลฯ 
2. ทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องควรเข้ามามีส่วนร่วมในการรับรู้ และวางแผนขั้นตอนการดำเนินงานการจัดเก็บข้อมูลฯ