การจัดทำงบการเงินกองทุนหมู่บ้าน

ชื่อ–นามสกุล นางอังคณา จิตรวิไลย
ตำแหน่ง นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สังกัด สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดฉะเชิงเทรา
เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้สะดวก 08-6898-1627
ชื่อเรื่อง การจัดทำงบการเงินกองทุนหมู่บ้าน
เป็นการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ จัดทำงบดุลและงบกำไรขาดทุน เพื่อทราบผลการดำเนินงานของกองทุน
ในรอบหนึ่งปี
เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อ ธันวาคม 2551
สถานที่เกิดเหตุการณ์ กองทุนหมู่บ้านบึงเทพยา หมู่ที่ 12 ตำบลบางน้ำเปรี้ยว อำเภอบางน้ำเปรี้ยว
จังหวัดฉะเชิงเทรา

เมื่อข้าพเจ้าได้รับคำสั่งให้ไปปฏิบัติหน้าที่ นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอบางน้ำเปรี้ยว ได้รับมอบหมายรับผิดชอบงานกองทุนหมู่บ้าน ซึ่งกองทุนหมู่บ้านต้องรายงานงบการเงิน ประกอบด้วย งบดุลและงบกำไรขาดทุน ตามระเบียบกองทุนหมู่บ้านและชุมชนเมืองแห่งชาติ (สทบ.) ซึ่งกองทุนหมู่บ้านบึงเทพยา หมู่ที่ 12 ไม่ส่งงบการเงิน เนื่องจากประธานกองทุนหมู่บ้านไม่มีความรู้ในการจัดทำบัญชี และได้รับงานต่อจากประธานกองทุนคนเก่า โดยไม่มอบหลักฐานอื่นใด นอกจากสมุดบันทึกการประชุม ระเบียบกองทุนหมู่บ้าน และบัญชีเงินฝากธนาคาร จึงได้มาขอคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่ให้ช่วยจัดทำงบการเงิน

ข้าพเจ้ามีประสบการณ์การทำงานในเรื่องการเงินและบัญชี จึงได้ให้คำแนะนำหลักและวิธีการในการจัดทำงบการเงินให้กับกองทุนหมู่บ้านดังกล่าว ให้สามารถส่งงบการเงินได้ทันเวลาที่กำหนด

ปัญหาอุปสรรคของการจัดทำงบการเงินกองทุนหมู่บ้าน
1. คณะกรรมการไม่มีความรู้ด้านการบัญชี
2. มีการเปลี่ยนแปลงคณะกรรมการและไม่มอบหมายงาน
3. เอกสารหลักฐานไม่ครบถ้วน ได้แก่ สัญญากู้เงิน ใบเสร็จรับเงิน บันทึกรายงานการประชุม ระเบียบกองทุนหมู่บ้าน สมุดเงินฝากธนาคาร

เอกสารหลักฐานในการจัดทำงบการเงิน ประกอบด้วย
1. สัญญากู้เงิน เป็นเอกสารประกอบการจัดทำบัญชีลูกหนี้ และทะเบียนคุมลูกหนี้
2. ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารการรับชำระเงิน ประกอบการจัดทำบัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้และดอกเบี้ยเงินกู้
3. สมุดเงินฝากธนาคาร เอกสารแสดงการเคลื่อนไหวทางบัญชีธนาคาร ประกอบการจัดทำบัญชีธนาคาร
4. ระเบียบกองทุนหมู่บ้านและรายงานการประชุมคณะกรรมการกองทุน เอกสารประกอบการจัดสรรเงินกำไรของกองทุน ได้แก่ เงินประกันความเสี่ยง เงินสมทบกองทุน เงินตอบแทนกรรมการ เงินเฉลี่ยคืน กองทุนสวัสดิการ สาธารณประโยชน์ และทุนการศึกษา

บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)
- สร้างความรู้ความเข้าใจในหลักการจัดทำบัญชีกองทุน
- อธิบายหลักการจัดทำบัญชี ความหมายของการบัญชี การจัดหมวดหมู่ที่ใช้ในการ
จัดทำบัญชี และการวิเคราะห์บัญชี

แก่นความรู้ (Core Competency)
- ชี้แจงทำความเข้าใจ
- ศึกษา วิเคราะห์และปฏิบัติจริง

กลยุทธ์ในการทำงาน
1. การชี้แจงทำความเข้าใจ
ในการชี้แจงทำความเข้าใจแก่ประธานกองทุนหมู่บ้าน ให้เห็นว่าการจัดทำบัญชีกองทุนหมู่บ้านเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่ง ที่ทุกกองทุนต้องให้ความสนใจ เพราะรายงานงบการเงินที่ได้จากการจัดทำบัญชีจะเป็นเครื่องมือในการวัดผลการดำเนินงาน และแสดงฐานะทางการเงินที่แท้จริงของแต่ละกองทุน เมื่อทราบผลการดำเนินงานสามารถที่จะนำผลกำไรนั้นมาใช้ในการบริหารงานกองทุน เป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่น เงินประกันความเสี่ยง เงินสมทบกองทุน เงินตอบแทนกรรมการ เงินเฉลี่ยคืน กองทุนสวัสดิการ สาธารณประโยชน์ และทุนการศึกษา ซึ่งการจ่ายเงินตอบแทนให้คณะกรรมการจะเป็นการสร้างแรงจูงใจ สร้างขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงานกองทุนหมู่บ้าน การจ่ายเงินเฉลี่ยคืนให้กับสมาชิกที่กู้ ทำให้สมาชิกที่กู้เงินนำเงินมาชำระหนี้ตามกำหนดกองทุนได้รับเงินชำระหนี้ตรงตามกำหนด การบริหารจัดการของกองทุนบรรลุตามวัตถุประสงค์

2. ศึกษา วิเคราะห์และปฏิบัติจริง
การศึกษา วิเคราะห์และปฏิบัติจริงในการจัดทำงบการเงินของกองทุนหมู่บ้านนี้ มีเพียงสมุดบันทึกรายงานการประชุม และสมุดเงินฝากธนาคาร ได้แนะนำวิธีการวิเคราะห์บัญชี และวิธีการคำนวณ ดังนี้

2.1 บัญชีธนาคาร นำเงินคงเหลือยกมาต้นปี + รวมรับระหว่างปี – รวมจ่ายระหว่างปี = ยอดคงเหลือ ณ วันสิ้นปี (31 ธ.ค.) นำยอดคงเหลือมาคำนวณ

2.2 บัญชีลูกหนี้ คำนวณโดย ลูกหนี้ยกมาต้นปี + ลูกหนี้ระหว่างปี – ลูกหนี้ชำระเงินระหว่างปี = ลูกหนี้คงเหลือในทะเบียนคุมลูกหนี้ นำยอดคงเหลือมาคำนวณ

2.3 ดอกเบี้ยเงินกู้ คำนวณโดย เงินต้น x อัตราดอกเบี้ย
ตัวอย่าง เงินต้น 20,000 บาท ดอกเบี้ยร้อยละ 6 ต่อปี
คำนวณโดย ดอกเบี้ย = 20,000 x 6/100 = 1,200 บาท
วิธีการหาเงินต้นและดอกเบี้ยในสมุดเงินฝากธนาคาร มียอดเงินในบัญชีธนาคาร
21,200 บาท กองทุนให้กู้ในอัตราดอกเบี้ยร้อยละ 6 ต่อปี ต้องการทราบจำนวนเงินต้นและดอกเบี้ย
คำนวณโดย เงินชำระหนี้ = เงินต้น + ดอกเบี้ย
= 100 + (100 x 6/100)
= 100 + 6
= 106
เงินชำระหนี้ 106 บาท คิดเป็นดอกเบี้ย 6 บาท
เงินชำระหนี้ 21,200 บาท คิดเป็นดอกเบี้ย 6 x 21,200 /106
คิดเป็นดอกเบี้ย 1,200 บาท
ฉะนั้น เงินฝากธนาคาร 21,200 บาท เป็นดอกเบี้ย 1,200 บาท เป็นเงินต้นเท่ากับ
21,200 – 1,200 เป็นเงินต้น 20,000 บาท

2.4 ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร รวมจำนวนเงินจากตัวอักษร int ในรอบปี ถ้ามีการคิดดอกเบี้ยปีละ 2 ครั้ง นำมารวมคำนวณเป็นดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารของปีนั้น

2.5 ค่าใช้จ่ายของกองทุน ในระหว่างปี ถ้ามีค่าใช้จ่ายให้นำใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มารวมคำนวณ จากนั้นจึงนำจำนวนเงินที่คำนวณได้ มาจัดทำงบการเงิน ได้แก่ งบดุล และงบกำไรขาดทุน ตามแบบที่กำหนด

กฎ ระเบียบ แนวคิด ทฤษฎี ที่เกี่ยวข้อง
- คู่มือบัญชีกองทุนหมู่บ้านและชุมชนเมือง ของสำนักงานกองทุนหมู่บ้านและชุมชนเมืองแห่งชาติ