กิจกรรม 5 ส และการส่งเสริมภาพลักษณ์หน่วยงานด้วยการประชาสัมพันธ์

เจ้าของความรู้  นายอนิรุธ  ชาตะวราหะ 

ตำแหน่ง   พัฒนาการอำเภอเมืองฉะเชิงเทรา 

สังกัด    สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอเมืองฉะเชิงเทรา 

เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อ ปี พ.ศ.2557 

สถานที่  สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอเมืองฉะเชิงเทรา 

วันนี้ นั่งรำลึกถึงวันวานที่ผ่านมาไม่นานนัก... สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดฉะเชิงเทรา โดยฝ่ายอำนวยการ ได้จัดให้มีการประกวดกิจกรรม 5 ส (โครงการพัฒนาชุมชน น่าอยู่ น่าดู น่ารัก) ซึ่งสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอทั้ง 11 อำเภอ จำต้องเข้าร่วมกิจกรรมกันทุกอำเภอ จะหลบเลี่ยง หลีกเร้น หลบซ่อน เอาตัวรอดไปเป็นบางอำเภอมิได้ ผู้เขียนเองมีความหนักใจเอาการอยู่ เนื่องจากสำนักงานมีพื้นที่ค่อนข้างกว้าง มีหน่วยงานอื่น ๆ อยู่ในบริเวณใกล้เคียงอีกหลายหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่ของสำนักงานพัฒนาชุมชนมีหลายคน มีหลายความคิด หลายภูมิหลัง หลายพฤติกรรม เอกสารที่มีอยู่มากมายถึงจะมีการจัดเก็บอยู่เสมอ แต่ก็ยังหลงเหลือกระจัดกระจายอยู่กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในแต่ละเรื่อง เอกสารบางเรื่องที่จัดเก็บเข้าแฟ้มไปแล้ว แต่ไปอยู่ในแฟ้มที่ไม่ควรอยู่ เมื่อต้องการค้นเรื่อง อาจใช้เวลาในการค้นหานานยิ่งกว่าระยะเวลาในการแข่งขันวิ่งมาราธอน บางเรื่องหากันข้ามวัน บางเรื่องหาอย่างไรก็ไม่เจอ อีกทั้งในแต่ละวันมีผู้นำ และประชาชน แวะมาเยี่ยมเยียน ติดต่องานเป็นจำนวนมาก จะมีแก้วน้ำ แก้วกาแฟ ที่เรานำมาให้บริการกองรวมกันเพื่อรอการล้างทำความสะอาดในช่วงเย็นเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อนำเรื่องกิจกรรม 5 ส เข้าปรึกษาหารือในที่ประชุมเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน ผู้เขียนก็มีความสบายใจ เนื่องจากรับรู้ได้ถึงความกระตือรือร้น ความสนใจ ความพร้อมที่จะให้ความร่วมมือ ทุกคนล้วนมีส่วนร่วมในการระดมความคิด ร่วมวางแผน กำหนดขั้นตอน กำหนดเป้าหมายที่เราจะไปให้ถึงร่วมกัน มันเป็นสิ่งที่พิสูจน์ให้ผู้เขียนรับรู้ว่า นี่คือความต้องการของทีมเจ้าหน้าที่ที่จะปรับปรุงสำนักงานของเราให้เป็นไปตามเกณฑ์มาตรฐานของกิจกรรม 5 ส คือ การสะสาง มีความสะดวก มีความสะอาด ถูกสุขลักษณะ และสร้างนิสัยที่ดีเป็นประโยชน์ต่อตนเองและทีมงาน ที่ประชุมมีความเห็นร่วมกันว่าการจะทำกิจกรรม 5 ส นี้  ควรมีการประชาสัมพันธ์เพื่อเป็นการเสริมสร้างภาพลักษณ์ของหน่วยงานไปตามช่องทางต่าง ๆ เช่น ทางวิทยุชุมชน ทาง Face book ทาง Line ทางเว็บไซด์ ของสำนักงาน ฯลฯ เพื่อให้กลุ่ม องค์กร ผู้นำ และประชาชนทั่วไป ได้ทราบถึงความเคลื่อนไหวในอีกด้านหนึ่งของเรา

เมื่อเริ่มดำเนินการตามแผนที่เรากำหนดไว้ร่วมกัน... ผู้เขียนได้เห็นถึงความร่วมมือ ร่วมแรง ร่วมใจ ร่วมคิด ร่วมปรับปรุงแก้ไข ของคนที่มีความแตกต่าง ทั้งภูมิหลัง ทั้งความคิด ทั้งพฤติกรรม มาร่วมกันทำเพื่อทีม เสียงหัวเราะ คำพูดหยอกล้อ มีให้ได้ยิน ได้ฟัง เป็นระยะ เป็นการทำงานที่สนุก และมีความสุขได้อย่างน่าประหลาดใจ สำนักงานเกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สิ่งของครุภัณฑ์ต่าง ๆ เป็นระบบ มีระเบียบ ดูน่าอยู่มากขึ้นกว่าเดิม เมื่อต้องการค้นหาเอกสารซึ่งเดิมต้องใช้เวลามาก หลายครั้งรอจนลืม เปลี่ยนเป็นรวดเร็วฉับไว ใช้เวลาในการหาเอกสารใกล้เคียงกับเวลาที่นักกีฬาวิ่ง 200 เมตร ระดับโอลิมปิคใช้กัน และจากการประชาสัมพันธ์กิจกรรมตามช่องทางต่าง ๆ ทำให้เพื่อนข้าราชการในหน่วยงานอื่น ๆ ทั้งในที่ว่าการอำเภอ ส่วนท้องถิ่น ผู้นำกลุ่ม องค์กร แวะเวียนมาเยี่ยมชม สอบถาม แสดงความชื่นชม และให้ความร่วมมือ มีส่วนร่วมในการช่วยดูแลรักษาสภาพความน่าอยู่ น่าดู น่ารัก ของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ ผู้มาเยี่ยมเยียนหลายคนบอกกับเราว่า จะนำสิ่งที่เห็น จะนำสิ่งที่รับรู้ กลับไปใช้ในการปรับปรุงที่ทำงาน บ้านเรือนของเขา ให้เป็นอย่างเรา หรือ ดีกว่าเรา ซึ่งเป็นความภาคภูมิใจอย่างยิ่งของชาว พช.อ.เมืองฉะเชิงเทรา

ขอขอบคุณท่านพัฒนาการจังหวัด... ฝ่ายอำนวยการ ที่นำโครงการกิจกรรมดี ๆ มาให้พวกเราทั้ง 11 อำเภอ ได้ร่วมกันทำด้วยความสุข เกิดความสามัคคีในองค์กร สร้างเสริมสุขภาพกาย สุขภาพจิตที่ดีจากสภาพแวดล้อมที่สะอาด ถูกสุขลักษณะ ความสะดวกด้านต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในสำนักงาน ขอบคุณนะครับ ขอบคุณอีกครั้ง

บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)

1. การมีส่วนร่วมของสมาชิกทุกคนในสำนักงาน ทุกคนมีส่วนร่วมตั้งแต่ ร่วมคิด ร่วมตัดสินใจ ร่วมวางแผน ร่วมดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และร่วมรับผลประโยชน์จากกิจกรรมร่วมกัน 
2. บทบาทหน้าที่ของสมาชิกทุกคน ต้องออกคำสั่งมอบหมายหน้าที่ภารกิจให้ชัดเจน 
3. มีการประชุมสมาชิกเป็นประจำทุกเดือน เพื่อประเมินผลการดำเนินงาน มีการบันทึกผลการประชุมเป็นหลักฐานทุกครั้ง 
4. มีการสำรวจความพึงพอใจ สภาพแวดล้อมสถานที่ทำงาน จากผู้มาติดต่อราชการ เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข

แก่นความรู้/กลยุทธ์ในการทำงาน (Core Competency)

1. สมาชิกทุกคนร่วมคิดวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ ของสำนักงานในส่วนของกิจกรรม 5 ส ที่จะดำเนินการ 
2. กำหนดกรอบ/แนวทาง/วางแผน ในการดำเนินงานเพื่อแก้ไขปัญหา โดยหาข้อยุติร่วมกันว่าเราจะทำอะไรบ้าง และทำอย่างไร ในกิจกรรม 5 ส 
3. ดำเนินการตามมาตรการ/แผนปฏิบัติการ อย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้