จากประสบการณ์ของข้าพเจ้า ที่ได้ปฏิบัติงานพัฒนาชุมชนในพื้นที่ ในฐานะ “พัฒนากร” มาตั้งแต่เริ่มรับราชการในกรมการพัฒนาชุมชนมาจวบจนปัจจุบัน ข้าพเจ้าคิดและเห็นว่า บทบาทการปฏิบัติงานที่(พัฒนากร) จะต้องพบและจะต้องเผชิญ ก็คือ บทบาทในการติดต่อประสานงาน การสื่อสาร กับประชาชน ผู้นำชุมชน กลุ่ม องค์กร หน่วยงานปกครองท้องถิ่น ภาคีพัฒนา และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ถือว่าเป็นประเด็นที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ หรือความบรรลุผลตามภารกิจหน้าที่ของพัฒนากร โดยเฉพาะในประเด็นการติดต่อและประสานงาน ซึ่งเป็นการจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อให้งานและเพื่อนๆร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อลดข้อขัดแย้ง และทำให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และทำให้การทำงานสัมพันธ์สอดคล้องกัน นอกจากนั้น การติดต่อประสานงาน หรือการมีมนุษย์สัมพันธ์กับคน หรือกลุ่มองค์กร ยังเป็นการจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่จากส่วนต่างๆในอำเภอ ร่วมมือปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ไม่ทำให้งานซ้ำซ้อน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน และให้ความร่วมมือด้วยดี สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และนโยบายขององค์กรนั้นอย่างสมานฉันท์และมีประสิทธิภาพ
ทั้งยังเป็นการติดต่อสื่อสารให้เกิดความคิดความเข้าใจในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอดคล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่จะต้องกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างสมานฉันท์เพื่อ ให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น ทั้งยังทำให้เกิดการลดข้อขัดแย้ง และทำให้งานดำเนินไปได้ด้วยดี
บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)
ประสบการณ์การติดต่อและประสานงาน ในฐานะพัฒนากรในระดับพื้นที่ ข้าพเจ้าได้ประมวล แยกแยะ เพื่อกำหนดเป็น “ประเด็นขุมความรู้” ที่จะเกิดประโยชน์ต่อการนำไปพิจารณา ประยุกต์ปฏิบัติ แก่เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน หรือต่อบทบาทที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะในกระบวนการปฏิบัติงานชุมชน ดังนี้
ก. ขุมความรู้ที่เป็นแนวคิดพื้นฐาน
ความสำเร็จของการบริหารงานของหน่วยงาน จำเป็นที่จะต้องอาศัยความร่วมมือจากการปฏิบัติงานของทุกหน่วยงานหรือองค์การ รวมทั้งหน่วยต่างๆ ภายในหน่วยงานในลักษณะทีมงาน เพื่อให้เกิดประโยชน์แก่องค์กรอย่างสูงสุด ซึ่งในกระบวนการในการทำงาน ต้องให้ความสำคัญ ต่อ “การประสานงาน” ซึ่งเป็นกระบวนการปฏิบัติงานสำคัญ ที่ต้องนำมาใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่หน่วยงานกำหนดไว้
กระบวนการติดต่อและประสานงานในกิจกรรมการพัฒนาชุมชนเพื่อให้การปฏิบัติงานของพัฒนากรในระดับพื้นที่มีประสิทธิภาพ ควรประกอบด้วยการพิจารณาถึงประเด็นต่างๆ ที่มีความสำคัญ ได้แก่ การพิจารณาถึงความหมายและขอบเขตของการติดต่อและประสานงานในภารกิจที่พัฒนากรรับผิดชอบ หลักการติดต่อและประสานงาน องค์ประกอบของการติดต่อและประสานงาน วัตถุประสงค์ของการติดต่อและประสานงานตามภารกิจ รูปแบบของการติดต่อและประสานงานตามบทบาทหน้าที่ เทคนิคหรือวิธีการติดต่อและประสานงาน และการประเมินปัญหาอุปสรรคในการติดต่อและประสานงานเพื่อหาทางแก้ไขและพัฒนาความสัมพันธ์
ข. ขุมความรู้ที่เป็นแนวคิดการปฏิบัติ
จากประสบการณ์การปฏิบัติในพื้นที่ ข้าพเจ้าพบว่า กระบวนการติดต่อและประสานงานกับหน่วยต่างๆ ทุกระดับ สามารถแจกแจงวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และประโยชน์ที่เกิดจากการติดต่อและประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ในการปฏิบัติงานพัฒนาชุมชนของพัฒนากรได้ดังนี้
- เพื่อให้เกิดการสื่อสารสัมพันธ์ และแจ้งข่าวสารระบบงานแก่หน่วยต่างๆที่เกี่ยวข้องทราบ
- เป็นการรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี ให้เกิดความยินยอม ความเห็นชอบ และเกิดการร่วมมือช่วยเหลือ ขจัดข้อขัดแย้งที่อาจมีขึ้น
- เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมายอย่างราบรื่นรวดเร็ว งานมีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ประหยัดเวลาและทรัพยากรในการปฏิบัติงาน ป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน
- เพื่อให้ทุกผ่ายเข้าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การ เกิดความสามัคคีและความเข้าใจในหมู่คณะ เสริมสร้างขวัญของผู้ปฏิบัติงาน
- เพื่อลดอันตรายหรือความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานให้น้อยลง ทั้งยังช่วยลดข้อขัดแข้งในการทำงาน ส่งเสริมให้เกิดการสร้างพลังการปฏิบัติงานเป็นหมู่คณะ เพิ่มผลสำเร็จของงาน ทำให้เกิดความคิดใหม่ๆ เกิดการพัฒนาและปรับปรุงระบบและกระบวนงานอยู่เสมอ จนกลายเป็น “วัฒนธรรมการปฏิบัติงาน” ในระดับพื้นที่
แก่นความรู้ (Core Competency)
ประสบการณ์จาการปฏิบัติงานของข้าพเจ้า สามารถสรุปองค์ประกอบของการประสานงานที่สำคัญ และมีประโยชน์ต่อการปฏิบัติหน้าที่ ได้ดังนี้
1. ความร่วมมือ จะต้องสร้างสัมพันธภาพในการทำงานร่วมกันของทุกฝ่าย โดยอาศัยความเข้าใจ หรือการตกลงร่วมกัน มีการรวบรวมกำลังความคิด วิธีการ เทคนิค และระดมทรัพยากรมาสนับสนุนงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เต็มใจที่จะทำงานร่วมกัน
2. จังหวะเวลา จะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคน ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ตรงเวลา
3. ความสอดคล้อง จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน
4. ระบบการสื่อสาร จะต้องมีการสื่อสารที่เข้าใจตรงกันอย่างรวดเร็ว และราบรื่น
5. ผู้ประสานงาน จะต้องสามารถดึงทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงาน เพื่อตรงไปสู่จุดหมายเดียวกัน ตามที่กำหนดเป็นวัตถุประสงค์ของงาน (ยึดวัตถุประสงค์ของงานเป็นหลัก)
ทั้งนี้ ในการติดต่อประสานงาน ควรคำนึงถึงองค์ประกอบองค์ประกอบหลักของการประสานงาน โดยต้องคำนึงถึง ความร่วมมือ ซึ่งจะต้องมีความเข้าใจหรือมีการตกลงร่วมกัน มีการระดมความคิด วิธีการ เทคนิค การจัดหาทรัพยากรมาสนับสนุนการทำงานร่วมกัน จังหวะเวลา โดยผู้ที่ปฏิบัติงานต้องมีความรับผิดชอบ ทำให้งานนั้นเป็นไปตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ตรงSDC17103เวลา ความสอดคล้องกัน ซึ่งจะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำงานซ้อนกัน เพื่อให้การบริหารงานประสบความสำเร็จ และ ระบบการสื่อสาร ที่ตรงกันอย่างรวดเร็วและราบรื่น ผู้ประสานจะต้องสามารถทำให้ทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงานอย่างมีจุดมุ่งหมายเดียวกันตามวัตถุประสงค์ของงานที่กำหนดไว้ โดยในการติดต่อสื่อสารให้เกิดความคิดความเข้าใจในการร่วมมือปฏิบัติงาน ต้องให้มีความสอดคล้องทั้งเวลา และกิจกรรมที่จะต้องกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่างสมานฉันท์เพื่อ ทั้งนี้ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่เกิดการทำงานซ้ำซ้อน
กลยุทธ์ในการทำงาน
จากขุมความรู้ ที่ได้นำมาสกัดเป็นแก่นความรู้ ข้าพเจ้านำมาสรุปไว้เป็นกลยุทธ์ในการประสานงาน โดยแบ่งออกตาม “รูปแบบการประสานงาน” รวม 3 รูปแบบ ดังนี้
2. รูปแบบการติดต่อประสานงานที่ไม่เป็นทางการ เช่น การโทรศัพท์ การเขียนจดหมาย เป็นต้น เพื่อเป็นการลดขั้นตอนที่ต้องใช้เวลามากในการดำเนินงานออกไป โดยส่วนใหญ่จะเป็น การปฏิบัติงานที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดและอาจไม่ถูกต้องตามขั้นตอนหรือมีข้อผิดพลาดในการประสานงานจำเป็นต้องมีลายลักษณ์อักษรเป็นหลักฐานไว้
3. รูปแบบการติดต่อและประสานงานแบบผสม เป็นการประสานงานโดยใช้รูปแบบไม่เป็นทางการและเป็นทางการร่วมกัน เพื่อแก้ไขปัญหาความล่าช้าของระเบียบขั้นตอนในสถานการณ์ที่ต้องมี
อนึ่ง สำหรับการติดต่อและประสานงานในระดับบุคคล ผู้นำ กลุ่ม องค์กร และภาคีพัฒนา ในระดับพื้นที่ ซึ่งถือว่าเป็นหน่วยที่มีความใกล้ชิดกับบทบาทหน้าที่ และภารกิจการปฏิบัติงานของพัฒนากร การเรียนรู้จากประสบการณ์ที่เป็นผลผลสำเร็จของข้าพเจ้า สามารถสรุปเป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ ได้ ดังนี้
1. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรกของภาวะความสัมพันธ์
2. มีทัศนคติต่อหน่วยที่เราต้องไปติดต่อประสานงานในเชิงบวก หลีกเลี่ยงทัศนคติเชิงลบ เช่น การรับฟังหรือการรับรู้การนินทาว่าร้าย
3. น้อมรับปัญหา อุปสรรค และความผิดพลาด โดยไม่โยนความผิดไปให้ผู้อื่น
4. สรรเสริญ เชิดชู ยกย่องในภารกิจที่ประสพผลสำเร็จกับหน่วยที่มีความสัมพันธ์เป็นนิจ
5. ช่วยเหลืออนุเคราะห์ด้วยไมตรีจิตที่ยิ้มแย้มแจ่มใสในทุกสถานการณ์ น้อมรับรับฟังความคิดเห็น คำแนะนำ และข้อเสนอแนะ ด้วยความชื่นชม แสดงเหตุผลของความไม่พร้อมในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามได้.
นางอมรา วงศ์ศรีรัตน์
นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอบางน้ำเปรี้ยว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น