ในปี พ.ศ. ๒๕๕๒ ข้าพเจ้าได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา ให้ดำเนินกิจกรรมตามโครงการคัดเลือกกิจกรรมพัฒนาชุมชนดีเด่น ประจำปี ๒๕๕๒ ซึ่งเป็นการรวบรวมกิจกรรมทุกอย่างในหมู่บ้านเพื่อเข้ารับการคัดเลือกกิจกรรมดีเด่นในระดับจังหวัด สิ่งที่ต้องทำในลำดับแรก ก็คือการประสานหน่วยงานภาคีในพื้นที่ที่เกี่ยวข้องได้ทราบและเข้าร่วมดำเนินการ และประสานผู้นำ/กลุ่ม/องค์กร/ประชาชนในระดับหมู่บ้าน/ตำบลเพื่อขอความร่วมมือเข้าร่วมการคัดเลือกกิจกรรมครั้งนี้ ซึ่งในการประสานงานเพื่อขอความร่วมมือ เข้าร่วมกิจกรรมนั้นเป็นสิ่งที่ยากลำบากพอสมควรเนื่องจากภารกิจการงานและเวลาว่างของแต่ละบุคคลมีไม่พร้อมกัน และการเข้าสู่การคัดเลือกกิจกรรมนั้นจะต้องแสดงให้เห็นถึงความพร้อมเพียงเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ความสามัคคี และมีผลการดำเนินงานที่ดีเด่น คือจะต้องเพียบพร้อมทุกอย่าง ดังนั้นเทคนิคที่สำคัญอันหนึ่งที่จะส่งผลการคัดเลือกกิจกรรมครั้งนี้ให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ก็คือการประสานงาน นับได้ว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นอันดับแรก ดังนั้น จากประสบการณ์ที่ผ่านมาดังกล่าว ซึ่งได้ประสบความสำเร็จและได้รับรางวัลชนะเลิศในการคัดเลือกกิจกรรมพัฒนาชุมชนครั้งนี้ ประการหนึ่งก็ด้วยการใช้เทคนิคการประสานงานของตัวข้าพเจ้าเอง ซึ่งใช้เทคนิคดังนี้
๑. การใช้โทรศัพท์ในการประสานงานเพื่อให้เกิดความรวดเร็ว ประหยัดเวลา โดยมีข้อคำนึง ดังนี้
- เตรียมบัญชีเบอร์โทรศัพท์ของผู้ประสานงาน
- การใช้โทรศัพท์ควรจะประสานกับระดับเดียวกัน หรือต่ำกว่าเท่านั้น(ถ้าจำเป็นระดับที่สูงกว่า ก็ได้)
- ใช้คำพูดให้เหมาะสม ให้สุภาพ ให้เกียรติแก่ผู้ประสานงาน และควรพูดเรื่องอื่นก่อน คือเรื่องความเป็นอยู่สุขสบายก่อนที่จะพูดถึงเรื่องการประสานงาน
- ให้ความเป็นกันเอง โดยใช้คำพูดแบบพี่ น้อง อ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจและมีคำขอบคุณเสมอ เมื่อตกลงการใดแล้วต้องรีบทำ
๒. มีหนังสือเป็นทางการ
- เป็นการให้ทราบข้อความที่ชัดเจน หรือเป็นการขอบคุณ ซึ่งเป็นการประสานแบบเป็นทางการ
๓. ลงพื้นที่พบปะพูดคุยด้วยตนเอง เพื่อได้เห็นหน้าเห็นตากัน แสดงถึงความรู้สึกที่ดี เกิดความเข้าใจ และสามารถอธิบายความได้ดี เป็นการให้ความสำคัญแก่ผู้ประสานงาน และควรจดบันทึกช่วยจำกันลืมทั้งสอง
๔. เมื่อเวลาเขาต้องมาประสานงานกับเราบ้าง ก็ควรจะให้ความร่วมมืออย่างจริงจังกับเขาด้วยเสมอ และถ้าไม่สามารถไปร่วมงานกับเขาได้ต้องปฏิเสธอย่างมีเหตุผลที่ดี และหาทางออกที่ดี เช่นอาจมีตัวแทน ไปร่วมงานด้วย
๕. เมื่อมีงานสังคมตามปกติทั่วไป ก็ควรที่จะไปร่วมงานกับเขาบ้างเป็นส่วนใหญ่
บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)
- การใช้โทรศัพท์ในการประสานงานเพื่อให้เกิดความรวดเร็ว ประหยัดเวลา
- ใช้คำพูดให้เหมาะสม ให้สุภาพ ให้เกียรติแก่ผู้ประสานงาน
- ความสุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน ความจริงใจ
- การประสานงาน มีหนังสือเป็นทางการ
- ลงพื้นที่พบปะพูดคุยด้วยตนเอง แสดงถึงความรู้สึกที่ดี
- ให้ความร่วมมืออย่างจริงจังกับเขาด้วยเสมอ
- เข้าร่วมงานสังคม
แก่นความรู้ (Core Competencies)
- การประสานงาน
- ความรวดเร็ว
- หนังสือเป็นทางการ
- ความร่วมมือ
- การร่วมงาน
กลยุทธในการทำงาน
- ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จนั้นต้องอาศัยความเข้าใจในเนื้องานที่ทำ แล้วหาวิธีการทางลัดที่จะมุ่งสัมฤทธิ์ผลดังเป้าหมายที่วางไว้ ในการเข้าร่วมคัดเลือกกิจกรรมพัฒนาชุมชนดีเด่น ข้าพเจ้าจึงใช้กลยุทธแห่งการประสานงานที่ดี จึงได้รับความร่วมมือด้วยดีมาโดยตลอด ซึ่งเป็นวิธีการหนึ่งของความสำเร็จในการนี้
กฎระเบียบ แนวคิด ทฤษฏี ที่เกี่ยวข้อง
- ได้แนวคิดจากการฝึกอบรมของการเป็นข้าราชการ ในสังกัดกรมการพัฒนาชุมชน ในเรื่องของการประสานงาน ซึ่งพัฒนากรนั้นเป็นผู้ประสานงานในตำบลที่รับผิดชอบ ดังนั้นจากการอบรมจึงได้รับความรู้ในเรื่องของการประสานงาน และได้นำมาปรับใช้ให้เหมาะสมของแต่ละงานที่รับผิดชอบ
นายอภินันท์ เกิดสุข
นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอพนมสารคาม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น