เทคนิคการทำกิจกรรม 5 ส เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

ชื่อ-สกุล นายเจตพัฒน์ กันยะบุตร

ตำแหน่ง นักวิชาการพัฒนาชุมชนปฏิบัติการ

สังกัด สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอบางน้ำเปรี้ยว

ชื่อเรื่อง  เทคนิคการทำกิจกรรม 5 ส เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

เบอร์โทรศัพท์ 085-7581229

ความเป็นมา

ด้วยสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอบางน้ำเปรี้ยว ที่ข้าพเจ้าสังกัดอยู่ ได้เข้าร่วมโครงการพัฒนาชุมชนใสสะอาด จังหวัดฉะเชิงเทรา เมื่อปี 2557 จึงทำให้ข้าพเจ้ามีโอกาสต้องทำ 5 ส เป็นจริงจังโดยเริ่มจากตัวก่อนแล้วจึงค่อยทำในส่วนสำนักงาน เดิมทีโต๊ะทำงานขอข้าพเจ้าค่อนข้างจะรกเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ก็หายากเนื่องจัดเก็บ    ไม่เป็นสัดส่วนและไม่เป็นระบบ จนบางครั้งก็หาไม่เจอเลยก็มี จึงเป็นโอกาสที่ดีในการบริหารการจัดการระบบการทำงานของตนเอง เพื่อให้การจัดเก็บเอกสาร พร้อมรวมไปถึงการสร้างบรรยากาศในที่ทำงานให้สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

ความหมาย5ส 

คืออะไร 5ส เป็นการนำ อักษรตัวหน้าของคำภาษาอังกฤษที่เขียนตามการออกเสียงในภาษาญี่ปุ่นมาใช้เพื่อ ให้สามารถจดจำได้ง่ายจึงกลายมาเป็น คำว่า 5ส ตามลำดับดังนี้

ลักษณะนิสัยและความเป็น ระเบียบ วินัย สิ่งของในที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทำให้การทำงาน มีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น

S1 : SEIRI : สะสาง : ส1 (Clearing Up)

S2 : SEITON : สะดวก : ส2 (Organizing)

S3 : SEISO : สะอาด : ส3 (Cleaning)

S4 : SEIKETSU : สร้างมาตรฐาน : ส4 (Standardizing)

S5 : SHITSUKE : สร้างนิสัย : ส 5 Training & Discipline)

วัตถุประสงค์ของ 5 ส

5 ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยกำหนดให้ ส1 ,ส2 ,ส3 เป็นการจัดการในเรื่องของวัตถุสิ่งของเครื่องใช้ และสถานที่ ส่วน ส4 และ ส5 เป็นการจัดการเรื่องของคน โดยมีเป้าหมายให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน สินค้ามีคุณภาพดี เป็นที่ประทับใจของผู้นำชุมชนและประชาชนผู้มาติดต่องาน

บันทึกขุมความรู้ (Knowledge Assets)

1. ศึกษาแนวทางการดำเนินงานกิจกรรม 5 ส
2. ค้นหาหลักการ 5 ส
3. มีการวางแผนปฏิบัติการ 5 ส
4. ปฏิบัติการตามแผนที่กำหนดไว้
5. ประเมินผล-พร้อมปรับปรุงให้ดีขึ้นเสมอ 

เทคนิคโดยยึดองค์ประกอบของ 5 ส เป็นหลัก ดังนี้

ส1 : สะสาง คือการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย

1.สำรวจเอกสาร อุปกรณ์สำนักงาน

2.แยกเอกสาร สิ่งของให้เป็นหมวดหมู่

3.ขจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว และทำความสะอาดอุปกรณ์สิ่งที่สกปรก

          ส2 : สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงานโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

1.กำหนดของที่จำเป็น โดยการแยกเข้าแฟ้มแล้วเขียนกำกับว่าเป็นเรื่องไร

2.แบ่งหมวดหมู่ แยกประเภทของงาน ใส่แฟ้มให้เป็นปัจจุบัน

3.จัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ

                        4.บ่อยอยู่ใกล้นานๆใช้อยู่ไกล คือ อุปกรณ์ที่ใช้บ่อยให้อยู่ใกล้สะดวกในการหยิบ เช่น ปากกา ที่เย็บกระดาษ ส่วนอุปกรณ์ที่ไม่ค่อยได้ใช้เก็บไว้ไกลมือหรือในตู้หรือชั้นเอกสาร เช่น คู่มืองาน หนังสือ

          ส3 : สะอาด คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้ เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วยโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย

             1. กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ และทำความสะอาดเป็นประจำ

             2. ขจัดต้นเหตุของความสกปรก

             3. ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ สม่ำเสมอ

                   4. ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด ทุกวันทำงาน

ส4 : สร้างมาตรฐาน คือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป

             1. ไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่ เก็บเฉพาะเอกสารที่สำคัญ ส่วนเอกสารที่ต้องใช้เก็บ   เข้าแฟ้ม และจดบันทึกในระบบคอมพิวเตอร์

             2. ไม่มีสภาพรกรุงรัง

             3. ไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง

ส5 : สร้างนิสัย คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัด และปรับปรุงสถานที่ทำงาน

             1. วัดประสิทธิผลการทำ 5ส

             2. เปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5ส

             3.  มีการสำรวจความพึงพอใจ สภาพแวดล้อม โต๊ะทำงานจากผู้มาติดต่อราชการ เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข

แก่นความรู้/กลยุทธ์ในการทำงาน (Core Competency)

1. มีส่วนร่วมคิดวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ ของสำนักงานและส่วนของตนเอง ในกิจกรรม 5 ส ที่จะดำเนินการ 
2. กำหนดกรอบ/แนวทาง/วางแผน ในการดำเนินงานเพื่อแก้ไขปัญหา โดยหาข้อยุติร่วมกันว่าเราจะทำอะไรบ้าง และทำอย่างไร ในกิจกรรม 5 ส 
3. ดำเนินการตามมาตรการ/แผนปฏิบัติการ อย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
4. การปฏิบัติกิจกรรม 5ส อย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันจนเสริมสร้าง