การทำหนังสือเชิญประชุมหรืออบรม

ชื่อ-สกุล  นายสุริยน โอมวัฒนา

ตำแหน่ง นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ

สังกัด สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอราชสาส์น

บันทึกเมื่อ 30 พฤษภาคม 2555

สถานที่ สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอราชสาส์น

ชื่อองค์ความรู้ การประทับ “ด่วนมาก” หรือ “ด่วนที่สุด” ด้วยหมึกสี่แดงที่หนังสือเชิญประชุมทุกฉบับ

การเขียนเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อความหมาย ซึ่งเป็นการแสดงความรู้ ความคิด ความรู้สึก หรือข้อมูล เพื่อถ่ายทอดไปยังผู้อ่าน การเขียนจึงเป็นสื่อความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกันเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นสื่อของความต้องการ และเป็นตัวแทนของการติดต่อ จึงต้องเขียนโดยคำนึงถึงการเขียน เพื่อให้เข้าใจความหมาย บรรลุวัตถุประสงค์ และเขียนในเชิงบวก เมื่อเขียนหนังสือเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ต้องรู้กลุ่มเป้าหมาย ต้องวางแผนในการเขียน แล้วจึงลงมือเขียน เมื่อเสร็จจึงควรสอบทาน ย้อนกลับไปอ่านทวนอีกครั้งหนึ่งจนมั่นใจ เพื่อส่งถึงผู้บังคับชา

ข้าพเจ้าเห็นว่าหนังสือที่เชิญประชุมส่งให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ตัวเราเองยังไม่สะดุดตาเลย จึงนึกได้ว่าสี่แดงเป็นสีที่เข้าตาตามที่ทุกคนรู้กัน และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม ก็มีเครื่องมือนี้อยู่แล้ว จึงนำมาใช้เมื่อปีที่แล้ว

การทำหนังสือเชิญประชุมกลุ่มเป้าหมายเข้าร่วมประชุมอบรมโครงการของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ เมื่อส่งให้ผู้อบรมแล้วหรือให้ผู้ใหญ่บ้านช่วยแจกแล้ว กลุ่มเป้าหมายมาอบรมน้อยไม่ครบจำนวนเป้าหมาย ข้าพเจ้าจึงได้แก้ไขด้วยการใช้การประทับ “ด่วนมาก” หรือ “ด่วนที่สุด” ด้วยหมึกสี่แดงที่หนังสือเชิญประชุมทุกฉบับ เพราะ สีแดงทำให้ผู้อ่านสะดุดสายตาทำให้ต้องอ่านหนังสือฉบับนั้น บวกกับคำว่า ด่วนมาก หรือ ด่วนที่สุด จะต้องเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำอย่างรีบด่วน ทำให้ผู้อ่านต้องจดจำได้ดี  ทำให้ไม่ลืมว่าเรามีนัดหมายกับใครไว้ และโทรบอกด้วยในกรณีเป็นเรื่องสำคัญ

การส่งหนังสือเชิญประชุมก็ต้องส่งถึงผู้ร่วมประชุมไม่น้อยกว่า 5 วัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบและเตรียมความพร้อม  ซึ่งผลปรากฏว่า จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมีจำนวนเพิ่มขึ้นมาก

บันทึกขุมความรู้

1. ศึกษาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติม
2. เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

กลยุทธ์ในการทำงาน

1. ต้องวางแผนการส่งหนังสือให้ผู้รับอบรมได้รับทราบ โดยทำเป็นหนังสือและโทรบอกด้วย
2. หนังสือเชิญประชุมก็ต้องส่งถึงผู้ร่วมประชุมไม่น้อยกว่า 5 วัน
3. ประทับ “ด่วนมาก” หรือ “ด่วนที่สุด” ด้วยหมึกสี่แดงที่หนังสือเชิญประชุมทุกฉบับ
4. ข้อความในหนังสือต้องสื่อความหมายได้อย่างเข้าใจว่าประชุมที่ไหน เวลาเท่าไร