เทคนิคประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม

ทำไมต้องประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม... ปัญหาคือในโครงการฝึกอบรมแต่ละโครงการจะมีค่าใช้จ่ายอยู่มากมายหลายรายการ บางรายการต้องปฏิบัติตามระเบียบ กฎหมายที่เกี่ยวข้องด้วย หากไม่ดูให้ดี จะพลาดพลั้งถึงกับต้องออกค่าใช้จ่ายเองก็มี และถ้าผิดระเบียบ กฎหมายก็อาจถูกเรียกเงินคืนและถูกสอบความผิดทางวินัยได้ เพราะฉะนั้น จึงเป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องประมาณการค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด รอบคอบ เสียตั้งแต่แรกเริ่มเขียนโครงการ

เทคนิคการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม... จากประสบการณ์ของผมซึ่งผ่านการทำโครงการฝึกอบรมมานานนับ 20 ปี จำนวนกว่า 100 โครงการแล้ว ผมมีเทคนิคในการคิดคำนวณประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม ดังนี้

1. ต้องรู้ว่าจะใช้อะไรบ้าง และเบิกอะไรได้บ้าง... ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมที่ส่วนราชการที่จัดการฝึกอบรมสามารถเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงานและการประชุมระหว่างประเทศ พ.ศ.2549 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ถึงฉบับที่ 3 พ.ศ. 2555 มีดังนี้ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการใช้และการตกแต่งสถานที่ฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายในพิธีเปิด-ปิดการฝึกอบรม ค่าวัสดุ เครื่องเขียนและอุปกรณ์ ค่าประกาศนียบัตร ค่าถ่ายเอกสาร ค่าพิมพ์เอกสารและสิ่งพิมพ์ ค่าหนังสือสำหรับผู้เข้ารับการฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสาร ค่าเช่าอุปกรณ์ต่างๆ ในการฝึกอบรม ค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม ค่ากระเป๋าหรือสิ่งที่ใช้บรรจุเอกสารสำหรับผู้เข้ารับการฝึกอบรม ค่าของสมนาคุณในการดูงาน ค่าสมนาคุณวิทยากร ค่าอาหาร ค่าเช่าที่พัก และค่ายานพาหนะ

  

2. ต้องรู้ว่าจะเบิกได้เท่าไร... ค่าใช้จ่ายทั้งหมดตามข้อ 1 สามารถเบิกจ่ายได้เท่าที่จ่ายจริงตามความจำเป็น เหมาะสม และประหยัด (เตรียมคำตอบไว้สำหรับผู้บริหาร/สตง. ด้วยนะครับว่า จำเป็น เหมาะสม และประหยัดอย่างไร) ยกเว้นค่ากระเป๋าหรือสิ่งที่ใส่เอกสาร ไม่เกินใบละ 300 บาท ค่าของสมนาคุณในการดูงาน แห่งละไม่เกิน 1,500 บาท ส่วนค่าสมนาคุณวิทยากร ค่าอาหาร ค่าเช่าที่พัก และค่ายานพาหนะ เบิกได้ตามหลักเกณฑ์และอัตราตามที่ระเบียบฯ กำหนด ซึ่งมีรายละเอียดมากแต่ต้องอ่านนะครับกันพลาด

3. ค่าสมนาคุณวิทยากรต้องดูว่าฝึกอบรมใครและใครเป็นวิทยากร... โดยทั่วไปเราฝึกอบรมเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนหรือผู้นำชุมชน ผู้นำกลุ่ม/องค์กร และชาวบ้าน วิทยากรก็เป็นบุคลากรของรัฐ (รวมผู้ใหญ่บ้านด้วย) ค่าสมนาคุณวิทยากร ไม่เกินชั่วโมงละ 600 บาท ถ้าวิทยากรไม่ใช่บุคลากรของรัฐ ค่าสมนาคุณวิทยากร ไม่เกินชั่วโมงละ 1,200 บาท การนับเวลาแต่ละชั่วโมงต้องไม่น้อยกว่าห้าสิบนาที ปกติเรามีค่าสมนาคุณวิทยากรเพียงเท่านี้ แต่ถ้ามีเงื่อนไขมากกว่านี้ เช่น ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นข้าราชการระดับสูง หรือจำเป็นต้องใช้วิทยากรที่มีความรู้และประสบการณ์สูง ก็ต้องดูรายละเอียดในระเบียบฯ เพิ่มเติม

  
4. ค่าอาหารต้องดูว่าจัดที่ไหน ใครเป็นผู้เข้ารับการฝึกอบรม และจำนวนกี่มื้อต่อวัน... ถ้าเป็นสถานที่ของส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หน่วยงานของรัฐ ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนในพื้นที่ หรือผู้นำชุมชน หรือชาวบ้าน โดยจัดอาหารครบทุกมื้อต่อวัน จะคิดอัตรา ไม่เกิน 500 บาท/วัน/คน หากจัดอาหารไม่ครบทุกมื้อ จะคิดอัตรา ไม่เกิน 300 บาท/วัน/คน สำหรับสถานที่ของเอกชน จัดครบทุกมื้อ ไม่เกิน 800 บาท/วัน/คน หากไม่ครบทุกมื้อ จะคิดอัตรา ไม่เกิน 600 บาท/วัน/คน ถ้าเป็นข้าราชการระดับสูงต้องดูระเบียบฯ เพิ่มเติม (ล่าสุด... มีมติ ครม.เมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2555 เรื่อง มาตรการบรรเทาผลกระทบจากการปรับอัตราค่าจ้างขั้นต่ำปี 2556 ให้เบิกค่าอาหาร สำหรับการฝึกอบรมประเภท ข ซึ่งจัดในสถานที่ของหน่วยงานรัฐ โดยจัดอาหารครบทุกมื้อต่อวัน จะคิดอัตรา ไม่เกิน 600 บาท/วัน/คน หากจัดอาหารไม่ครบทุกมื้อ จะคิดอัตรา ไม่เกิน 400 บาท/วัน/คน สำหรับสถานที่ของเอกชน จัดครบทุกมื้อ ไม่เกิน 950 บาท/วัน/คน หากไม่ครบทุกมื้อ จะคิดอัตรา ไม่เกิน 700 บาท/วัน/คน)

  

5. ค่าเช่าที่พักต้องดูว่า ใครเป็นผู้เข้ารับการฝึกอบรม และห้องพักเป็นอย่างไร... ถ้าผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนในพื้นที่ หรือผู้นำชุมชน หรือชาวบ้าน ให้พักรวมกันตั้งแต่ 2 คน ขึ้นไป โดยให้พักห้องคู่ เว้นแต่มีเหตุจำเป็นไม่อาจพักรวมกับผู้อื่นได้ ค่าเช่าห้องพักคนเดียว ไม่เกิน 1,200 บาท/วัน/คน ค่าเช่าห้องพักคู่ ไม่เกิน 750 บาท/วัน/คน ถ้าเป็นข้าราชการระดับสูงต้องดูระเบียบฯ เพิ่มเติม (ล่าสุด... มีมติ ครม.เมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2555 เรื่อง มาตรการบรรเทาผลกระทบจากการปรับอัตราค่าจ้างขั้นต่ำปี 2556 ให้เบิกค่าเช่าที่พักสำหรับการฝึกอบรมประเภท ข โดยค่าเช่าห้องพักคนเดียว ไม่เกิน 1,450 บาท/วัน/คน ค่าเช่าห้องพักคู่ ไม่เกิน 900 บาท/วัน/คน)

6. ค่ายานพาหนะให้ดูตามความจำเป็นและเหมาะสม... ในการจัดการฝึกอบรมตามระเบียบฯ เราจะจ่ายค่ายานพาหนะสำหรับประธานในพิธีเปิด แขกผู้มีเกียรติ ผู้ติดตาม เจ้าหน้าที่ วิทยากร ผู้เข้ารับการฝึกอบรม และผู้สังเกตการณ์ก็ได้ โดยให้เบิกจ่ายเป็นค่าเชื้อเพลิง กิโลเมตรละ 4 บาท หรือค่ายานพาหนะประจำทาง หรือเช่าเหมายานพาหนะก็ได้ตามสิทธิที่ได้รับตามระเบียบฯ ทั้งนี้ ให้เบิกจ่ายได้เท่าที่จ่ายจริง ตามความจำเป็น เหมาะสม และประหยัด โดยปกติเราจะคำนวณค่าใช้จ่ายส่วนนี้เป็นค่าเฉลี่ย (ระบุว่าด้วยว่าเฉลี่ย) เช่น คนละ 300 บาท/วัน แต่เวลาจ่ายจริง เราจะพิจารณาจ่ายให้ตามความจำเป็นและเหมาะสมกับระยะทางและความยากง่ายของการเดินทาง

7. คิดให้รอบคอบ ระวังค่าใช้จ่ายแฝง... บ่อยครั้งที่เราจะเจอค่าใช้จ่ายที่เราไม่ได้คำนวณมาแต่ต้น ซึ่งจะทำให้เรายุ่งยากจุกจิกในการแก้ไขปัญหาด้วย นั่นคือค่าใช้จ่ายแฝงที่เราไม่คาดคิดไว้ก่อน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าเช่าสถานที่ ค่าทำความสะอาด ค่าป้ายโครงการ ค่าป้ายบอกทาง ค่าเครื่องเสียง ค่าคนดูแลห้อง ค่าวัสดุอุปกรณ์และเครื่องเขียนที่ใช้ในการฝึกอบรม ค่าเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์ ค่าเช่ารถดูงาน (หมายถึง สถานที่ดูงานกว้างขวางต้องเช่ารถดูงานอีกทีหนึ่ง) ค่าขนย้ายโต๊ะ เก้าอี้ ฯลฯ เราต้องคิดให้รอบคอบ ถี่ถ้วน ใส่ไว้ในค่าใช้จ่ายของโครงการให้มากที่สุด แล้วก็หาทางหนีทีไล่ไว้ด้วยว่าถ้าเจอค่าใช้จ่ายแฝงแบบนี้แล้วจะทำอย่างไรต่อไป
  

โดยสรุปก็คือ... ในการคำนวณค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรมนั้น ต้องคิดให้ครอบคลุมและรอบคอบเข้าไว้ และให้คิดเผื่อกรณีค่าใช้จ่ายแฝงไว้ด้วย ผมเองมีประสบการณ์ที่ทำโครงการฝึกอบรมมาหลายครั้ง ก็ยังต้องคิดให้รอบคอบทุกครั้ง ถึงมีผิดพลาดบ้างแต่ก็มีให้น้อยที่สุด จากที่ทำโครงการฝึกอบรมมา ส่วนมากจะไม่ค่อยมีปัญหาให้ต้องแก้ไขและโครงการดำเนินการไปได้ด้วยดี อย่างไรก็ตามอยากจะแนะนำให้ท่านผู้อ่านหรือผู้ที่ต้องทำโครงการฝึกอบรมไปศึกษาระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงานและการประชุมระหว่างประเทศ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2555 เพิ่มเติม ท่านจะได้รับความรู้ และความเข้าใจเพิ่มขึ้นครับ

 

ขุมความรู้... จากการถอดบทเรียนเรื่องเทคนิคการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม มีดังนี้

          1. ต้องรู้ว่าจะใช้อะไรบ้าง และเบิกอะไรได้บ้าง...

          2. ต้องรู้ว่าเบิกได้เท่าไร...

          3. ค่าสมนาคุณวิทยากรต้องดูว่าฝึกอบรมใครและใครเป็นวิทยากร...

          4. ค่าอาหารต้องดูว่าจัดที่ไหน ใครเป็นผู้เข้ารับการฝึกอบรม และจำนวนกี่มื้อต่อวัน...

          5. ค่าเช่าที่พักต้องดูว่า ใครเป็นผู้เข้ารับการฝึกอบรม และห้องพักเป็นอย่างไร...

          6. ค่ายานพาหนะให้ดูตามความจำเป็นและเหมาะสม...

          7. คิดให้รอบคอบ ระวังค่าใช้จ่ายแฝง...

แก่นความรู้... จากการถอดบทเรียนเรื่องเทคนิคการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการฝึกอบรม มีดังนี้

          1. คิดค่าใช้จ่ายให้ครอบคลุม ตามความเหมาะสมและจำเป็น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

          2. คิดค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง

          3. คิดบริหารจัดการค่าใช้จ่ายแฝงให้ได้

  สุรเดช  วรรณศิริ โทร 081-2993477

นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ

สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดฉะเชิงเทรา